工作职责

(一)负责集中统管本单位、本系统形成的和接收的文件材料。及时将本单位办理完毕的纸质文件材料和电子文件，从有关人员手中收集起来集中保管，建立“先登记后使用”制度，确保文件材料完整、准确、系统，避免出现文件丢失现象。

(二)坚持平时立卷制度。依照学院下发的《院内院外接收文件登记》、《永久归档文件目录》、《定期归档文件目录》格式模板和《西安科技大学高新学院各单位文件材料归档范围和保管期限参考表》，及时登记本单位形成的和接收院内外单位的文件材料，正确区分不同全宗、不同载体、不同年度、不同保管期限和归档与不归档文件材料，按照问题（或项目）、或文件形成时间顺序及跨年度文件归档要求进行归档文件的排列、组卷、编号。

(三)整理移交本单位归档文件。按照接收外单位文件、永久归档文件、定期归档文件三大类（指定档案可细分小类）建立临时案卷。装订卷内文件、盖收文章或归档章，填写件号、页号、备考表。制作打印《院内院外接收文件登记》、《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》。主动接受档案馆的业务指导和督促检查，每年六月前向档案馆移交前一年度归档文件。工作调动时按照学院要求办理交接手续，交清本人管理的文件、物品及尚未完成的事项。

(四)履行档案借阅审批手续，负责本单位档案的安全保密工作。本单位档案只限本单位人员查阅利用，借阅利用必须履行登记手续。本院人员确因工作需要查阅时，须经本单位主管领导批准，履行审批登记手续，一周内归还。一般不对院外人员提供档案借阅服务，院领导审批的除外。