学院综合档案馆成立于2007年,实行各门类档案集中统一管理。2016年档案馆并入学院办公馆,2020年4月与图书馆合署办公,现有专职档案管理人员5人。
档案工作受表彰情况
2013年获评“陕西高等学校档案工作先进单位”;
2013年易孝勇同志被评为“陕西高等学校档案工作先进个人”;
2018年获陕西省教育厅评选为“陕西高等学校档案工作先进单位”;
2018年原艳丽同志被评为“陕西高等学校档案工作先进个人”。
2021年在陕西省档案局执法检查中获“优良”单位。
档案内容与成分简介
档案分为十二类:党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、出版物类、外事类、财会类、实物类、声像类。
(一)党群类档案
党群类主要包括党总支、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;上述机构工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
(二) 行政类档案
行政类主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类档案
学生类主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四)教学类档案
教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)相关规定执行。
(五)科研类档案
科研类主要包括学院各类科研文件、项目、奖状、专利证书等材料;反映学校科研管理工作、科研成果方面的综合文件。
(六)基建类档案
基建类主要包括有关学院基建工作的发文及上级有关基本建设工作的来文批复等综合文件;学院所有基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
(七)仪器设备类
仪器设备类主要包括各种国产和国外引进的仪器设备(价值在5000元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)出版物类
出版物类主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(九)外事类
外事类主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十)财会类
财会类主要包括上级及我院关于财务工作的文件,财务预算、决算报告,财务状况调查表、统计表;记帐凭证、帐册;财务档案移交、销毁清册等。
(十一)实物类
实物类主要包括学院获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;学院在公务活动中获赠的纪念品;学院组织的各种重大活动形成的纪念品和宣传品;学院成立以来使用过的牌、匾、印章;其他有保存价值的实物。
(十二)声像类
声像类主要包括学院在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、对学院、对社会有保存价值的声像类档案。