学院制度

归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行收集、分类、组卷排列、装订、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第一步、收集

1.将本单位所有办理完毕的纸质文件材料和照片及电子文件，从有关人员手中集中收集起来，确保文件材料齐全完整、准确无误。

2.依据西科高新院发[2010]18号《西安科技大学高新学院各单位文件材料归档范围和保管期限参考表》，参照本单位文件登记以及相关信息，认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全。凡应归档的文件材料要在《各单位归档范围和保管期限参考表》的“归档情况”一栏中注明“已归档”、“未归档”（需说明原因）或“未形成”。以项为单位计算出本单位的归档率，自评本单位档案的齐全完整程度（归档率95%以上为齐全）。

2.核对每份文件的正文与附件、正本与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

3.检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、图像是否清晰、电子文件能否识别，对发现的问题，最好立即处理，以防遗漏。

4.剔除无需归档的文件材料，主要是：重份文件、一般文件的历次修改稿，上级机关普发性、供参阅、不办的文件材料，学院内部互相抄送的不应履行公文的行文。

第二步、分类

1.区分全宗：突出“以我为主”的思想，将本单位形成的和上级机关及有关单位制发的重要的、针对本单位（或高新学院）的文件材料挑拣出来归档。外来文件材料归档时，还需在《外来文件材料登记表》备注一栏上注明“此件已归20××年永久（或定期）档案”。

2.区分年度：同一全宗的归档文件材料，一般按年度分类归入形成年度。跨年度文件材料的处理：请示与批复归入批复年，没有批复的归入请示年；规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；会议文件材料归入会议开始年度；会议记录本、工作记录等归入截止年度。

3.区分保管期限：依据《各单位归档范围和保管期限参考表》将不同保管期限（永久、定期）的文件分开，若成套性较强的文件不宜分开时，其保管期限一律从长。

4．区分载体：同一全宗、年度、保管期限的纸质文字图表和照片、音视频电子信息光盘及实物等不同载体的档案要分别整理，分开保管。

第三步、组卷

1.学院文书档案是以学院内部组织机构为单位组卷的,同一组织机构的文件材料一般按制发时间先后排列。但有密切联系的文件要排列在一起。正本与定稿排列在一起，正本在前，定稿在后；正文与附件排列在一起，正文在前，附件在后；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件排列在一起，处理单可放在文件之前作为首页；原件与复制件排列在一起，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文排列在一起，转发文在前，被转发文在后；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）排列在一起，复文在前，来文在后。

2.教学、外事、财会等专门档案按事由（具体分类详见《各单位归档范围和保管期限参考表》明确的分类方案）结合时间特征组卷。

3.事由可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列。不同事由内的归档文件排列，按不同事由办结时间的先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列；因故未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。

4.科研、基建、设备等专业性成套文件材料分别按项目、阶段等组卷。

5.会议文件按会议的届次组合，根据材料数量，一会组一卷或数卷。

6.统计报表、名册、简报、登记表、学籍卡、出版物等一般按名称一册为一卷。

7.我院制作的案卷卷皮厚度为3厘米，因此在组卷时每卷文件材料页数要求不超过300页。

第四步、装订

1.文件装订前要去除文件上的金属物（精装和平装等书本式的档案除外）,保持卷内文件排列顺序。

2.文件破损的、纸张老化的档案要修裱好，幅面较大的要折叠，字迹不牢固的档案要进行复制、加固。

4.归档文件一般以件为单位装订。同一内容文件材料的正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件同为一件，处理单可放在文件之前作为首页；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；报表、名册、图表等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件。

5.装订时用三孔一线的方法左侧装订，尽量利用原孔，线的粗细要适当。左侧没有装订位置时，可以在上端装订。

6.装订要牢固，保持档案的原貌，整齐美观，不掉不倒页，不压文字，不损坏档案，不影响阅读。

第五步、编页号

1.归档文件以件为单位依次逐页在页面底端外侧用阿拉伯数字编写序号,原有页号符合编写要求的可代替页号使用,不再重编。

2.凡有文字的都要编页号，空白页不编。一张纸上贴有若干张小纸，每张小纸也算一页；一张大纸若折叠成几张，仍按一页计算。

3.个别较厚不适与正件合订而单独装订的档案应单独编页号，按一件对待。

4.页号用黑色铅笔编写。并在文件首页右上角标注本件总页数。

第六步、送审检查

1.案卷初步组成后，为防止错漏，避免返工，须经档案馆业务指导人员检查、调整、纠正。

2.检查内容主要有四个方面：一查应归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；二查组卷分类是否清晰、准确；三查卷内文件排列是否有序；四查归档文件制作是否符合档案保护要求。

3.对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

第七步、盖归档章

1.学院发给每个单位两枚归档章，分别为永久归档章和定期归档章。永久归档文件盖永久归档章,定期归档文件盖定期归档章,两枚印章不得混盖。

2.归档章要逐卷逐件盖在文件首页左上角空白位置。不要压住文件字迹，也不要与批示文字或收文章交叉。归档章设有全宗号、年度、馆编卷号（上排）、馆编件号（上排）、机构、保管期限、馆编卷号（下排）、馆编件号（下排）八项。其中全宗号、机构、保管期限在刻制时已刻在归档章上，不需各单位填写,馆编卷号（下排）、馆编件号（下排）是档案移交综合档案馆后才用，应空缺。

3.用铅笔填写归档章内的年度、馆编卷号、馆编件号三项内容。年度：填写该档案归入的年度。馆编卷号：填写该档案所在案卷的卷号。馆编件号：填写该档案在案卷内的排列序号。

第八步、著录并打印归档文件目录

学院档案馆依照《陕西省归档文件整理实施细则》制作了《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》及《照片档案目录》三种Excel格式模板，各单位可以依照原设定的格式填写并打印，目录打印数量一式两份共6本。封面按模板式样打印，然后用钢笔或签字笔手工填写，盖单位公章。主管领导和档案员项目需本人签字或盖章。目录最后一页放置《西安科技大学高新学院档案交接登记表》，在移交档案时使用。《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》及《照片档案目录》应单独装订成册。

永久和定期两种归档文件目录的项目包括：件号、责任者、日期、文件编号、题名、页数、备注等。

1.件号（馆编件号），即归档文件分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。应在文件分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。例：采用年度-组织机构-保管期限分类时，保管期限为最低一级类目，馆编件号方法为：

2010年  人事处   永久1、2、3……   

定期1、2、3……

2.责任者，即文件的发文机关或署名（落款）。填写时一般应写全称或通用简称，联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者时必须抄录。

3.日期，即文件的形成日期（落款日期）。填写时应以八位阿拉伯数字标注，年占四位、月占两位、日占两位，不足时前补0。如2001年3月16日，可标注为20010316。

4.文件编号，即发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号，期刊、简报填写期刊、简报编号。

5.题名，即文件标题。一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反映内容时，副标题一般无须抄录；并列题名是其它语言文字书写的题名，与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟写题名，并加[ ]；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。

6.页数，填写每一件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页，空白页不计。正本与定稿等作为一件时，统计页数时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

7.备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”，将具体内容填入备考表中。

《照片档案目录》的项目包括：件号、摄影者、日期、题名、地点、人物、样片数、底片数、光盘号。

件号（馆编件号），填写本年度照片的排列顺序号。

摄影者，填写拍摄单位或个人职务和姓名。

日期，填写照片所反映内容的时间。表示方法为“20110312”。

题名，填写照片所反映的主题。文字要简练，用词要准确。

地点，填写被摄人或物所在的地理位置。

人物，填写照片中主要人物的单位、职务、姓名和在照片上的位置。例如：前排左3 西安科技大学高新学院副院长×××。

样片数，填写此组照片的张数。

底片数，填写此组照片电子图片的张数。

光盘号，填写此组照片的电子文件所存储在的光盘号。

第九步、装盒

将归档文件按馆编件号顺序装入档案盒、并填写档案盒封面、盒脊、备考表。

1.按件号先后顺序装入档案盒。

2．装盒时，按分类方法将不同类别归档文件装入不同的档案盒中，装盒应与分类方法一致。不同分类方法形成的的归档文件不得混装在同一盒中。

3.填写并放置备考表。备考表放在盒内所有文件之后，每盒必须放置。备考表的填写：

盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的收集齐全完整程度、有否字迹模糊、缺损等，整理完毕后有否修改、补充、移出、销毁等。

立卷人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日  期：填写归档文件整理完毕的日期。

第十步、验收移交

1.单位（部门）立卷整理工作完结，须经档案馆相关业务指导人员检查合格并在移交目录上加盖归档验收章后，方可与档案馆履行交接手续。

2.档案交接时，交接双方依据《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》及《照片档案目录》对照实体档案案卷，逐卷逐件认真核对，做到帐物相符，若发现问题应及时处理。

3.交接双方清点无误后，移交人、接收人要在《西安科技大学高新学院档案交接登记表》上签名，移交单位和接收单位项目须盖公章。手续完备的移交目录一式两份，交接双方各执一份存查。

（档案馆 郑志权）