学院制度

第一章  总则

第一条  为规范学院档案管理工作，充分调动全院各部门档案管理工作的积极性，提高兼职档案员档案管理水平，确保学院文件材料归档齐全完整，特制定本办法。

第二条  档案管理责任认定，第一责任人为部门档案工作主管领导，第二责任人为兼职档案员。

第三条  对认真履行职责，工作负责，档案材料整理规范及归档率高的部门、个人给予表彰和奖励；对职责不明确，工作不负责，损坏、丢失、擅自销毁档案，发生失泄密问题的，根据情节轻重给予批评和处罚。

第二章  考核内容

第四条 预立卷情况（30分）

（一）每年1月10日前，当年文件材料临时案卷建立完毕；

（二）本年度接收或形成的文件材料在收到之日起三日内登记完毕；办理完毕的文件材料，及时分类编号，并使用南大之星管理系统著录，严格履行平时立卷归档制度； 

（三）文件材料归档范围和保管期限界定准确。

第五条  保管利用情况（20分）

（一）文件材料管理做到专人专柜保管，保管条件符合安全保密要求，无文件丢失、损坏、涂改等现象；

（二）坚持“先登记后使用”、档案利用审批登记制度。

第六条  整理移交情况（50分）

（一）上年度归档文件材料收集齐全完整，归档率必须达到95%，争取达到教育厅要求的98%。凡是归档率在95%以下均为收集不齐全，兼职档案员考核不合格；

（二）归档文件材料需要签字、盖章、标注时间无空缺现象；

（三）严格按照《归档文件材料整理程序及要求》整理档案。分类准确，组卷合理，装订符合要求，编页号、盖档号章、著录打印规范；

（四）盖归档章前，要经主管领导和档案馆指导老师进行审查；

（五）每年3月31日前，完成上年度文件材料立卷归档工作；每年6月10日前，完成向档案馆移交工作；

以上三项考核内容分值为100分，考核结果分优秀、良好、合格、不合格四个等级。得分在95分以上的为优秀， 94—81分为良好，80—61分为合格，60分以下为不合格。

第三章  奖惩制度

学院每年组织一次兼职档案员考核评比活动，奖优罚劣、奖勤罚懒。考核结果作为部门及个人年终工作考核的相关依据。

第七条  奖励制度

1．奖励对象：工作认真负责，责任落实到位，档案材料归档率高、整理规范，按照档案馆要求移交，考核成绩为优秀的兼职档案员；

2．奖励方式：采用通报表彰和发放奖金的方式进行；

3．奖励标准：考核成绩为优秀的每人奖励300元（奖励面不超过当年参加考核部门的15%）。

第八条  处罚制度

1、凡不能完成年度归档任务，考核结果为不合格的，取消责任人年终优秀员工的评比资格。

2、凡损坏、丢失、擅自销毁档案，发生失泄密问题的，学院将追究相关责任人责任，并按照管理权限逐级上报并建议追究责任部门负责人、档案管理员的责任，视情节轻重给予相应的处罚。

第四章  附则

第九条  本制度适用于西安科技大学高新学院所有部门。

第十条  本制度由学院档案馆负责解释。

第十一条  本办法由颁布之日起实施。

西安科技大学高新学院

二〇一五年五月十四日