学院制度

第一章  总  则

第一条  为加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》和原国家教委《高等学校档案工作规范》，制定本细则。

第二条  本细则所称档案是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学院档案工作是一项重要的基础性工作，它是维护学院历史真实面貌的重要事业，是衡量学院教学质量和管理水平的重要标志，是教学评估的重要内容之一。各级领导应高度重视，强化档案意识，明确岗位责任，把档案工作纳入工作计划（规划）、管理制度和人员职责范围，在布置、检查、总结、验收业务工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作（即“三纳入”“四同步”） ，做好档案资料的管理。

第四条  学院档案分为董事会类、行政类、党群类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、外事类、财会类十类档案。

依照《高等学校档案管理办法》第十六条规定，学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位、各部门主管领导和档案员应依照归档范围和要求，认真组织有关人员进行文件材料的收集整理，每年6月30日之前完成上一年度文件材料的立卷归档任务，定期向档案馆移交。

第五条  学院档案工作的基本任务是：贯彻执行国家有关档案工作法律法规和方针政策，收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案，开发档案信息资源，实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

第二章  职  责

第六条  全院档案工作由院长亲自领导。主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

学院指定一名院领导协助院长负责档案工作。

第七条  院办是全院档案工作的主管部门。综合档案馆集中统一保管全院档案。主要职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

(二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)督促、指导、协助各单位完成立卷归档任务；

(四)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

(五)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(七)开展档案的开放和利用工作；

(八)负责兼职档案人员的业务培训；

(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(十)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条  各单位领导负责本单位档案工作，主要职责是：

(一)拟订本单位业务档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(二)制定和健全有关管理制度，把业务档案工作纳入业务工作之中，具体落实教育部提出的“三纳入”、“四同步”要求；

(三)指定兼职档案员，督促其及时完成业务档案的收集、整理、立卷归档和移交工作。

 第九条  兼职档案员主要职责：

(一)学习贯彻国家有关档案工作的法律法规和方针政策，执行学院各项档案工作规章制度；

(二)了解本单位工作性质和职能，掌握本单位形成文件的范围和重要程度，分清本单位归档和不归档文件材料；

(三)坚持收发文登记制度、预立卷制度、档案借阅制度；

(四)及时将本单位办理完毕的纸质文件资料和电子文件，从有关人员手中收集起来集中保管，确保文件资料完整，避免出现文件丢失现象；

(五)将收集起来的文件资料进行系统整理。按照文件资料立卷归档要求，进行档案鉴定、分类组卷、排列卷内文件、编制案卷移交目录。经过主管领导检查后向档案馆移交；

(六) 调离现任岗位时，将手中已经收集的文件材料进行整理并移交给下任兼职档案员。

 第十条  档案专兼职人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。档案工作人员(指专职档案工作人员与做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字〔1986〕第39号)，实行专业技术职务聘任制。

第三章  收集、整理、归档

第十一条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各单位应重视平时档案资料的积累，必须建立文件资料登记制度和预立卷制度，专人专册专柜管理文件资料。管理人员要及时登记接收到的和本单位形成的文件材料，按照《西安科技大学高新学院文件材料归档范围和保管期限参考表》正确区分归档材料和不归档材料。 

第十二条  学院对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时，本单位兼职档案员必须参加，并会同有关人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见，以确保归档材料完整、准确、系统。

第十三条  归档范围：

归档范围主要包括四个方面：一是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是学院各项工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是学院需要贯彻执行的上级机关的文件材料；各院系报送的重要文件材料；四是其他对学院工作具有查考价值的文件材料。

(一)董事会类：主要包括董事会决议、会议纪要、学院长远规划、办学申报材料、年审材料等。

(二)行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)党群类：主要是党总支、团委、学生会等组织形成的各种会议文件、会议记录、会议纪要、工作计划、工作总结。

(四)学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(五)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)相关规定执行。

(六)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(七)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(八)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的仪器设备(价值在5千元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(九)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

(十)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

第十四条  不归档范围

不归档范围主要包括四个方面，一是上级机关的文件材料中，普发性不需学院办理的文件材料，任免、奖惩非学院人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二是学院文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，学院负责人兼任外单位职务形成的与学院无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

 第十五条  归档要求：

（一）各单位兼职档案员负责组织本单位教学、科研和管理人员，收集整理文件材料，完成预立卷、整理归档和移交任务；

（二）立卷人应按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理，分类组卷，编写件号和页号，制作卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，确定密级和保管期限；

（三）保持文件材料之间的历史联系，符合《高等学校档案工作规范》要求，便于档案保管和利用；     

（四）归档的文件材料应当手续完备，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，利于长久保存。电子文件应当由其形成或承办部门制成纸质文件一并归档保存，具体要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行；

（五）凡由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档； 

（六）重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。

第十六条  归档时间：

(一)学院各单位应当在次学年6月30日前归档；

(二)院系级单位应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第四章  保管、统计

第十七条  对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。

第十八条  严格执行安全和保密制度。实行档案库房、阅览馆、办公馆三分开，添置必要档案装具和设备，落实档案保管“八防”要求，定期检查档案保管状况，确保档案安全。

第十九条  单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，部门领导负责监交，任何人不得私自带走和销毁档案材料。

第二十条  对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记统计，及时上报有关报表。

第二十一条  做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作，逐步实现档案信息网络化管理。

第二十二条  学院档案工作经费，应单独立项，列入学院预算，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需设备设施，加快数字档案馆建设，保证档案工作的需求，保障档案信息化建设与学院数字化校园同步进行。学院各职能部门应对于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其业务经费中给予保障和支持。

第二十三条  建立档案借阅制度，按档案密级，履行审批手续。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。查阅学院产权合同、经济合同和财务数据必须经过主管院领导批准后，综合档案馆方可办理借阅手续。

第五章  开放、利用

第二十四条  除有特殊规定的以外，学院综合档案馆应将保存的档案，按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和国家、学院有关规定，向全院和社会公布开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）产权合同、经济合同、财务数据等学院限制利用的。

第二十五条 综合档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。

第二十六条  开放和利用档案必须遵循以下原则：

（一）本院工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅；

（二）查阅本部门不予公开的档案，须经本部门(处级)负责人或课题组负责人签字；

（三）查阅其他部门不予公开的档案，除须经本部门(处级)负责人同意外，还须经综合档案馆主任同意，方可查阅。查阅其他未公开的科研项目档案，除须经该课题组负责人或作者本人同意外，还需经科研领导同意，方可查阅；

（四）董事会记录、学院办公会议记录，须经主管院领导批准，方可查阅；

（五）为方便利用，本院工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案，可通过电话进行查询；

（六）院外单位查阅已公开档案，凭本单位介绍信、出示本人证件；查阅未公开档案，由档案馆根据有关规定办理；因特殊需要，查阅有保密内容的档案，按学院保密档案管理办法办理；

（七）个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可；

（八）凡摘录、复制未开放的档案，应经档案馆主任或经档案馆主任授权的专职档案员同意；档案管理人员应进行认真核对，出具证明并盖章；

（九）综合档案馆应当为师生员工和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用；对于复制档案资料的，可以收取复制费。

第二十七条  未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学院档案。院综合档案馆是学院出具档案证明的唯一档案机构。  

第六章  鉴定、销毁

第二十八条  档案鉴定工作在主管院长领导下，由综合档案馆、有关业务部门和院保密部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。

第二十九条  档案保管期限分为永久、定期。划定的原则是：

（一）凡是反映学院主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久。

（二）凡是在一定时间内学院进行各项工作需要利用查考的档案，列为定期。

人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第三十条  销毁档案，应造具清册，经主管院领导批准后，由鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第七章  考核、奖励和处罚

第三十一条  学院建立档案工作检查、考核和评估制度，对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表彰和奖励：

(一)在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院综合档案馆的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十二条  有下列行为之一的，应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第三十三条  本细则自二〇一〇年十二月一日起执行。