学院制度

西安科技大学高新学院教学档案管理暂行办法

根据《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)和《西安科技大学高新学院档案管理规定》要求，为了加强教学类档案(以下简称教学档案)归档管理工作，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学实践、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，特制定本管理办法。

一、教学档案工作的基本原则

1.凡在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属教学档案。

2.教学档案是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。

3.教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中不属于永久保存的类目，如学生毕业论文、实习报告等可由二级教学单位保存，学校档案部门只按一定比例择优接收。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”“四同步”，即纳入教学工作规划、计划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一.下达教学任务与提出教学文件材料归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果奖与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5.各教学管理、教学辅助部门及二级教学单位应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

6.努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，使其成为教学业务工作的信息咨询条件之一。

二、教学档案归档工作

1.归档原则

(1)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.归档的主要内容和重点

(1)依据《高等学校教学文件材料归档范围》要求，结合我院实际，学校教学档案归档的主要内容包括上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件；学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计表；学校招生工作材料；学籍管理材料；学生奖惩材料；教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案和总结；教材方面的材料；教学实习、生产实习方面材料；课堂教学材料；毕业生分配材料及毕业生质量调查材料；师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件；教研馆工作材料；教师工作量的规定及执行情况；优秀、典型的毕业论文、毕业设计等，具体分类及范围见附件。

(2)归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

三、教学文件材料立卷与归档流程

1.形成与积累

(1)每年新学年开始后，由分管档案工作的院长向各教学单位和职能部门部署新学年工作时，同时向教务处和各二级单位等部门布置形成积累教学文件材料的任务。

(2)教务处、二级教学单位兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

(3)归档的教学文件材料必须格式统一，签字手续完备。

(4)教学档案管理文件一般归档一份，重要教学文件除原稿外，应根据实际情况，酌加副本。

(5)综合类由院办负责，实验馆建设类由实验实训中心负责，招生类由就业招生办公馆负责，其他项目由教务处负责。

2.整理组卷

坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由二级教学单位或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向学院档案部门归档。

3.归档验收

(1)由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，标题是否确切。

（2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

（3）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。